Bokföring i ett aktiebolag är en central del av företagets ekonomiska hantering och kräver noggrannhet för att uppfylla lagkrav och optimera skatteplaneringen. Genom löpande redovisning, moms- och lönehantering samt upprättandet av årsredovisning efter räkenskapsårets slut säkerställs att bolaget följer regelverken och att ägaren kan fatta välgrundade beslut om lön, pensionssparande och utdelning. Denna artikel ger en djupgående översikt av dessa processer, med fokus på löpande redovisning, moms, lönehantering, skatteplanering och deklarationer, samt praktiska tips för att effektivisera bokföringsarbetet och optimera bolagets ekonomi.
Löpande redovisning
Den löpande bokföringen är grunden för ett aktiebolags ekonomiska kontroll. Enligt bokföringslagen ska alla affärshändelser, såsom försäljning, inköp, betalningar och andra transaktioner, bokföras systematiskt och korrekt. Varje transaktion måste dokumenteras med en verifikation, som kan vara ett kvitto, en faktura eller en banktransaktion. Moderna digitala redovisningssystem som Fortnox, Visma eEkonomi eller Bokio underlättar detta arbete genom att automatisera många moment och minska risken för fel.
Dubbel bokföring
Aktiebolag använder dubbel bokföring, vilket innebär att varje transaktion registreras med lika stort belopp i debet och kredit för att säkerställa balans mellan tillgångar, skulder och eget kapital. Till exempel, när bolaget betalar en leverantörsfaktura från bankkontot, minskar skulden till leverantören (debet) samtidigt som tillgångarna på bankkontot minskar (kredit). Säljer bolaget en vara kontant ökar kassan (debet) och försäljningen ökar (kredit). Jag brukar säga att lär man sig att kassan ökar i debet så kan man redovisning, detta eftersom allt annan går att härledas från att kassan ökar i debet. Denna metod ger en tydlig överblick av bolagets balans- och resultaträkningar, som är avgörande för att följa ekonomin och fatta strategiska beslut.
Regelbundna avstämningar
För att säkerställa att bokföringen är korrekt krävs regelbundna avstämningar av konton, såsom bankkonton, skattekontot, leverantörsskulder och kundfordringar. Avstämningar innebär att man kontrollerar att bokförda transaktioner stämmer överens med verkligheten, till exempel genom att jämföra bankkontoutdrag med bokföringen. Digitala verktyg kan automatisera delar av detta arbete, men det är viktigt att manuellt granska avvikelser för att undvika fel som kan påverka momsdeklarationer eller årsredovisningen.
Ekonomisk planering under året
Redan under räkenskapsåret bör ägaren analysera bokföringen för att planera balansen mellan lön, avsättning till pensioner och utdelning, eftersom dessa beslut påverkar både bolagets och ägarens skatter. Genom att löpande följa intäkter och kostnader kan ägaren bedöma hur mycket kapital som kan tas ut som lön eller utdelning utan att äventyra bolagets resultat och likviditet. Till exempel kan en hög lön öka ägarens personliga skatt men också ge rätt till ett högre gränsbelopp för utdelning enligt 3:12-reglerna, vilket beskattas till en lägre skattesats (20 %). För att få hjälp med skatteplanering kan du kontakta en expert. Maila till leif@ab.se för en gratis rådgivning kring din skatteplanering.
Momsdeklaration
De flesta aktiebolag bedriver momspliktig verksamhet och måste därför registrera sig för moms hos Skatteverket. Momsdeklarationer lämnas antingen månadsvis, kvartalsvis eller årsvis, beroende på bolagets omsättning:
- Månadsvis: För bolag med en årsomsättning över 40 miljoner kronor.
- Kvartalsvis: För bolag med en omsättning mellan 1 och 40 miljoner kronor. Även om man har lägre omsättning rekommenderar vi att man
- Årsvis: För bolag med en omsättning under 1 miljon kronor. Även om man får deklarera per år rekommenderar vi att man deklarerar per kvartal. Väntar men ett helt år att deklarera har man glömt det mesta och kommer säkerligen även slarvat bort delar av underlagen.
Momsen beräknas som skillnaden mellan ingående moms (på inköp) och utgående moms (på försäljning). Denna skillnad redovisas i momsdeklarationen, och bolaget betalar eller får tillbaka moms beroende på resultatet. Noggrann bokföring av momsrelaterade transaktioner är avgörande för att undvika fel som kan leda till skattetillägg eller andra sanktioner från Skatteverket. Digitala bokföringssystem kan automatiskt kategorisera moms och generera momsdeklarationer, vilket sparar tid och minskar risken för fel.
Lönehantering
När ett aktiebolag betalar ut löner, inklusive till ägaren, måste det rapportera arbetsgivaravgifter och avdragen skatt till Skatteverket månaden efter löneutbetalningen. Detta görs via en arbetsgivardeklaration. För ägaren är det särskilt viktigt att planera lönen för att möjliggöra den mer förmånliga lönebaserad utdelning enligt 3:12-reglerna. Enligt dessa regler måste ägaren ta ut en viss minimilön för att få tillgång till ett större gränsbelopp för utdelning, som beskattas till 20 % istället för bolagsskatt (22 %) eller statlig inkomstskatt (upp till 57 %). Genom att löpande övervaka lönesummor och moms kan ägaren optimera skatteutfallet och undvika onödig hög beskattning. Rätt lön år 1, utdelning år 2, deklaration år 3.
Skatteplanering under året
Skatteplanering bör vara en integrerad del av den löpande bokföringen. Vår rekommendation är att den göras kontinuerligt för att maximera bolagets och ägarens ekonomiska utfall. Genom att analysera bokföringen kan ägaren avgöra hur mycket lön som ska tas ut för att optimera gränsbeloppet för lågbeskattat utdelning enligt 3:12-reglerna. Det finns två huvudsakliga metoder för att beräkna gränsbeloppet:
- Huvudregeln: Baseras på lönesumman i bolaget. För att använda denna regel måste ägaren och eventuella andra anställda ta ut en viss minimilön, som för 2025 är cirka 704 000 kronor (eller 6 inkomstbasbelopp plus 5 % av bolagets totala lönesumma).
- Schablonregeln: Ger ett fast gränsbelopp (för 2025 cirka 195 000 kronor) och är enklare att använda men ofta mindre fördelaktig för bolag med anställda.
Lönen påverkar inte bara ägarens personliga skatt utan också bolagets möjlighet att ta ut utdelning till den lägre skattesatsen, 20 %. Genom att göra regelbundna prognoser av resultat och likviditet kan ägaren balansera lön och utdelning för att minimera skatten samtidigt som bolaget behåller tillräckligt kapital för drift och investeringar.
Upprättande av årsredovisning
Vid räkenskapsårets slut måste aktiebolaget upprätta en årsredovisning enligt årsredovisningslagen (1996:1554). Årsredovisningen innehåller:
- Balansräkning: Visar bolagets tillgångar, skulder och eget kapital vid räkenskapsårets slut.
- Resultaträkning: Sammanfattar intäkter och kostnader under året.
- Noter: Förklarar och specificerar vissa poster i balans- och resultaträkningen.
- Förvaltningsberättelse: Ger en översikt av bolagets verksamhet, resultat och framtidsutsikter.
För mindre aktiebolag (med en omsättning under 3 miljoner kronor, färre än 3 anställda och en balansomslutning under 1,5 miljoner kronor) kan en förenklad årsredovisning användas. Oavsett storlek måste årsredovisningen vara korrekt och följa gällande regelverk. Den ska skickas till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut. En välskött löpande bokföring underlättar arbetet med årsredovisningen, och eventuella felaktigheter måste korrigeras innan den färdigställs.
Deklarera bolagets inkomst och skatt
Efter räkenskapsårets slut ska aktiebolaget deklarera sin inkomst och skatt via inkomstdeklaration 2 (INK2), som lämnas till Skatteverket senast den 1 juli året efter räkenskapsårets slut (om räkenskapsåret följer kalenderåret). Deklarationen inkluderar bolagets skattepliktiga resultat, som beräknas genom att ta intäkter minus kostnader och eventuella avdrag eller avsättningar. Bolagsskatten är för närvarande 20,6 % (2025) och betalas på det skattepliktiga resultatet. Det är viktigt att säkerställa att alla avdrag, såsom för periodiseringsfonder eller underskottsavdrag, är korrekt redovisade för att minimera skatten.
Vanliga avdrag i deklarationen
- Periodiseringsfonder: Upp till 25 % för aktiebolag och 30 % för enskilda näringsidkare av vinsten kan avsättas för att skjuta upp beskattningen.
- Underskottsavdrag: Om bolaget har gjort förluster tidigare år kan dessa användas för att minska den skattepliktiga vinsten.
- Avskrivningar: Avdrag för investeringar i inventarier eller fastigheter enligt plan.
Deklarera din egen inkomst från bolaget
Som ägare måste du också deklarera din inkomst från bolaget, inklusive lön och eventuell utdelning, i din privata inkomstdeklaration (INK1). Lönen beskattas som inkomst av tjänst och kan vara föremål för kommunal skatt (cirka 32 %) och, vid högre belopp, statlig inkomstskatt, 20 % (över cirka 615 000 kronor för 2025). Utdelning enligt 3:12-reglerna beskattas som inkomst av kapital till 20 % upp till gränsbeloppet, och överskjutande belopp beskattas som tjänst.
Praktiska tips
- Håll isär privat och bolagsekonomi: Använd inte samma kreditkort för både dina privata utlägga och bolagets betalning med kort. Kanske två privata kort är bäst. Ett för alla privata och som bara används för bolaget och som kanske även ger poäng för att flyga lite billigare.
- Använd digitala verktyg: Program som Fortnox eller Visma eEkonomi har digitaliseringen lett till en enklare hantering av redovisningen.
- Rådgivning: Vänd dig till Aktiebolagstjänts med alla frågor om rationell löpande redovisning, årsredovisning och skatteplanering
- Använd digitala verktyg: Automatiserar bokföringen, betalning av leverantörer, momsberäkningar och rapportering.
- Spara verifikationer digitalt: Skanna kvitton och fakturor och lagra dem i molnet för enkel åtkomst.
- Anlita en auktoriserad redovisningskonsult: Vänder du dig till Aktiebolagstjänst kan vi se till att det är en auktoriserad redovisningskonsult som ansvarar för din redovisning.
Vår slutsats
Bokföring i ett aktiebolag är en kontinuerlig process som kräver noggrannhet och planering för att uppfylla lagkrav och optimera ekonomi och skatter. Genom löpande redovisning, korrekt moms- och lönehantering, strategisk skatteplanering och en välgjord årsredovisning kan ägaren säkerställa bolagets ekonomiska hälsa och maximera sitt eget utfall. Digitala verktyg och professionell rådgivning kan ytterligare effektivisera processen och minska risken för fel. Genom att följa dessa riktlinjer kan aktiebolagets ägare fatta välgrundade beslut och skapa en stabil grund för långsiktig framgång. Låt oss ta hand om rådgivningen och den praktiska hanteringen av redovisningen. Maila leif@ab.se för en gratis rådgivning till hur du och ditt företag bäst ska hantera redovisning och skatter eller läs mer på www.ab.se